Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán và là nhân tố rất quan trọng. Theo quy định trên mỗi chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc. Và một trong những yếu tố bắt buộc đó là chữ ký trên chứng từ kế toán. Vậy chữ ký trên chứng từ kế toán được quy định như thế nào? Hãy cùng ketoangiare.net tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Chữ ký trên chứng từ kế toán

 *Quy định về ký chứng từ

 Theo Khoản 1 Điều 19 Luật kế toán 88/2015/QH13 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:

"1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ".

Như vậy quy định về màu mực trên chứng từ kế toán là không được sử dụng màu đỏ để ký hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 

*Quy định về chứng từ kế toán theo thông tư 200

Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán

1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

Tại Khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC- Chế độ kế toán doanh nghiệp quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:

"3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó". 

Do vậy, việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn, chứng từ kế toán là không hợp lệ và đương nhiên cũng không hợp pháp. 

Riêng hóa đơn (không phải chứng từ chi tiền) không bắt buộc phải ký theo từng liên, có thể ký (đè) trên liên 1 và in sang liên 2, 3 bằng giấy cacbon (giấy than). 

Các chứng từ kế toán chi tiền (như phiếu thu, phiếu chi ...) thì các chữ ký trên chứng từ bắt buộc phải được ký "sống" theo từng liên. 

Hiện nay để thuận tiện trong giao dịch một số DN dùng chữ ký khắc sẵn để ký chứng từ kế toán vậy nếu dùng chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán bị phạt như thế nào? 

*Mức xử phạt vi phạm về chữ ký trên chứng từ kế toán 

Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực 01/05/2018) xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán như sau: 

"1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: 

a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;

c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;

d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;"