Quy định mới về hoá đơn điện tử

Giới thiệu tới các bạn Quy định mới về hoá đơn điện tử ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử ngày 14/3/2011. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng hoá đơn điện tử và nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử.

Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành quy định về hóa đơn

Nghị định 49/2016/NĐ-CP sửa đổi quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn

19 câu hỏi thường gặp về hóa đơn chứng từ dành cho kế toán

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử để thay thế cho hoá đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong đó có hình thức hoá đơn điện tử và Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Để đẩy mạnh việc cung cấp thông tin, tuyên truyền nhằm giúp cho người dân nói chung và người nộp thuế nói riêng hiểu biết về hình thức hoá đơn này, ngành Thuế thông tin một số điểm chính về quy định này như sau:

• Khái niệm hóa đơn điện tử: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử: Sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.
• Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

- Các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng hoá đơn điện tử:

• Tổ chức cá nhân muốn sử dụng hoá đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử.
• Tổ chức cá nhân tự xác định việc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử (tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp).
• Tổ chức cá nhân phải thông báo cho khách hàng về định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận hoá đơn điện tử (trực tiếp hay qua tổ chức trung gian).
• Tổ chức cá nhân phải ban hành Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hoá đơn điện tử.
• Tổ chức cá nhân có thể lập hoá đơn trên hệ thống phần mềm của mình hoặc trên hệ thống của tổ chức trung gian, ký điện tử và chuyển cho người mua.

Để sử dụng hoá đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng... để triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử.

Khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hoá đơn giấy, những đơn vị đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng và đã thực hiện khai thuế qua mạng internet, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không...sớm triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử.

Trong quá trình thực hiện hoá đơn điện tử, nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn, hỗ trợ./.

Hóa đơn điện tử: Những điều có thể bạn chưa biết

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, được khách hàng chấp thuận, mang lại hiệu quả thiết thực về thời gian và tiết kiệm chi phí cho DN...giúp giảm rủi ro mất, hư hỏng hay cháy hóa đơn.

Mặc dù có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử, thế nhưng, số lượng DN, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế khác...sử dụng hóa đơn điện tử rất ít khiến cho cơ quan quản lý thuế khó khăn trong việc quản lý, nhiều cơ quan nhà nước không chấp nhận hóa đơn điện tử.

Trong tương lai, hóa đơn điện tử sẽ thay thế gần như hoàn toàn hóa đơn giấy. Do vậy, bài viết sau đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ:

1. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Giai đoạn 1 (từ 01/01/2018):

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế:

Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm:

- DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật.

- DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT.

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:

Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm:

- DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế)

- Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại.

Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020): 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.

(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

- Sử dụng chữ ký số được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.

- Đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có khả năng truy cập, sử dụng Internet.

(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)

3. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

- Về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

- Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

4. Các văn bản quy định về hóa đơn điện tử còn hiệu lực đến thời điểm hiện nay

- Thông tư 39/2014/TT-BTC

- Thông tư 10/2014/TT-BTC

- Nghị định 04/2014/NĐ-CP

- Nghị định 51/2010/NĐ-CP

- Thông tư 32/2011/TT-BTC

- Quyết định 2660/QĐ-BTC năm 2016

- Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015

- Quyết định 1445/QĐ-TCT năm 2015.