Kế toán xây dựng và quy trình hạch toán

Kế toán xây dựng là một lĩnh vực khó trong công tác kế toán. Không ít bạn lúng túng trong công việc này. Nhằm giúp cho các bạn tư duy được công việc trong kế toán xây dựng, Ngân Việt xin chia sẻ với các bạn bài viết Quy trình công việc trong kế toán xây dựng và cách hạch toán

1. Hồ sơ 

Các hợp đồng xây dựng được ký, thường đi kèm với dự toán của công trình. Dự toán được xây dựng trên cơ sở khối lượng công việc, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu và nhân công theo Định mức xây dựng của  nhà nước ban hành. Đây là định mức đã được quy định theo quy chuẩn của Nhà nước, nên các doanh nghiệp đều phải tuân thủ.

Thường các dự án thuộc vốn ngân sách, dự toán đầu tư xây dựng được làm rất bài bản. Tuy nhiên, với những công trình vốn tư nhân, thì hồ sơ rất lộn xộn. Những bạn nào đã từng làm ở doanh nghiệp xây dựng bài bàn, sẽ dễ dàng  yêu cầu bên A cung cấp và hoàn thiện hồ sơ, nhưng với những bạn chưa làm ở công ty xây dựng, sẽ rất lúng túng.

Bộ hồ sơ dự toán trong xây dựng thường bao gồm nhiều loại giấy tờ thủ tục, tùy theo từng loại công trình. Tuy nhiên, kế toán thường quan tâm tới những hồ sơ và số liệu sau:

– Bản sao quyết định phê duyệt dự án đầu tư (hoặc báo cáo đầu tư) kèm theo hồ sơ dự án khả thi;
– Tổng dự toán:

• Bảng tổng hợp kinh phí dự toán
• Dự toán của các hạng mục công trình và tổng dự toán của toàn bộ công trình.
• Bảng giá trị vật tư thi công theo hạng mục, theo công trình
• Bảng tổng hợp tính giá trị vật tư thi công
• Bảng phân tích vật tư theo hạng mục công trình 

– Hồ sơ thầu,giá thầu ( nếu có )

– Hợp đồng xây dựng và các phụ lục liên quan

2. Bóc tách vật tư 

Nhìn vào 2 bản trên, kế toán sẽ thấy được khối lượng vật tư cần thiết cho từng hạng mục và công trình.

Giá của vật tư chính là giá theo biểu giá xây dựng của nhà nước, để lập hồ sơ dự toán. Giá này là cơ sở để bên chủ đầu tư tính tổng dự toán, cũng là giá để tính toán cho hồ sơ thầu, và là giá để tham khảo đối với bên thi công.

Thực tế, giá của vật tư đối với bên thi công, tham gia vào giá thành xây dựng, là giá mua vật tư đó trên thị trường. Kế toán cũng cần lưu ý, giá của vật tư không được quá cao so giá trên dự toán, đồng thời cũng phải phù hợp với giá cả trên thị trường, nếu không muốn bị bóc chi phí khi kiểm toán hay quyết toán.

Kế toán thi công phải quan tâm khối lượng vật tư được xây dựng trên Bảng tổng hợp vật tư. Vật tư này đã được tính trên cơ sở định mức xây dựng, nên không thể thay đổi. Công trình sẽ được khống chế mức tiêu hao vật tư, và các loại vật tư như đã được tính trên Bảng tổng hợp này

Thường với 1 công trình xây dựng, trong Bảng tổng hợp kinh phí kế toán cần quan tâm tới các khoản mục sau:

• Nguyên vật liệu ( TK 621)
• Nhân công ( TK 622)
• Máy thi công ( TK 623)
• Chi phí quản lý chung : ( TK 627)

Trong công trình xây dựng, chi phí quản lý chung chính là:

+ Chi phí quản lý trực tiếp cho hạng mục công trình

+ Chi phí quản lý cho ban quản lý công trình được phân bổ cho hạng mục

Tùy từng công trình, tùy từng hạng mục cũng như trình độ quản lý, tay nghề người lao động của từng công ty, mà những định mức trên có những thay đổi phù hợp. Tuy nhiên, với nguyên vật liêu, thì phải khớp với Bảng tổng hợp vật tư

3. Tập hợp chi phí

3.1. Vật tư

a. Định mức vật tư

Sau khi hợp đồng xây dựng được ký kết, kế toán căn cứ vào  Bảng tổng hợp vật tư của công trình, xem xét những vật tư tiêu hao theo từng hạng mục.

Căn cứ vào trình tự thực hiện của từng hạng mục, kế toán sẽ bóc tách vật tư để xuất theo hạng mục đó.

Bạn cần xem xét vật tư tồn kho tại công ty mình, để lấy thêm vật tư nếu còn thiếu so với Bảng tổng hợp vật tư của từng hạng mục. Lưu ý, vật tư lấy vào phải phù hợp với hạng mục thi công. Ví dụ:

Bạn có thể cọc xi măng để đóng móng vào thời điểm bắt đầu thi công móng, chứ không lầy vào thời điểm đã hoàn thành phần thô

Bạn có thể lấy xi măng tươi vào thời điểm thi công đổ bê tông, chứ không thể lấy vào thời điểm làm phần hoàn thiện

b. Hoạch toán vật tư

Vật tư của thi công có thể được đưa thẳng xuống công trình, cũng có thể nhập kho. Kế toán cần quản lý và đối chiếu vật tư đưa vào từng công trình với khối lượng vật tư theo Bảng tổng hợp vật tư tiêu hao, để xuất vào giá thành cho phù hợp, không được vượt quá định mức trên Bảng tổng hợp vật tư này.

Vật tư xuất vào công trình, được theo dõi chi tiết và thường được hạch toán trực tiếp theo từng công trình, được theo dõi trên TK 621

+ Nếu vật tư nhập kho, quy trình như sau:

Mua hàng >> nhập kho>> xuất cho công trình theo định mức, kế toán hạch toán như sau:

Khi mua vật tư :

Nợ TK 152, 133
      Có TK 111, 112, 331

Khi xuất vật tư vào công trình, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho,  theo dõi theo từng công trình, và hạch toán vào TK 621 : Nguyên vật liệu trực tiép ( nếu bạn thực hiện hệ thống TK theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) : TK 154 : Chi phí SX KD dở dang (Nếu bạn thực hiện hệ thống TK theo quyết định 48)

Nợ TK 621 : Chi tiết cho công trình
      Có TK 152

+ Nếu vật tư mua chuyển thằng cho công trình, kế toán căn cứ vào chứng từ mua hàng, hạch toán

Nợ TK 621: Nguyên vật liệu trực tiếp
      Có TK 111. 112. 331

3.2 Nhân công

Nhân công trong giá thành xây dựng chính là nhân công trực tiếp, được tính tính trên định mức xây dựng

Căn cứ vào định mức  nhân công trong Bảng tổng hợp vật tư, kế toán sẽ thấy được số ngày công và bậc thợ cho từng hạng mục công trình. Kế toán cần theo dõi nhân công và chấm công theo từng hạng mục, công trình cụ thể.

Thường nhân công trong công trình xây dựng không ổn định, do việc thi công của từng giai đoạn có thể sử dụng những nhóm thợ khác nhau, hoặc phụ thuộc vào thời gian thi công, nên việc theo dõi nhân công mỗi  công ty, công trình, tay nghề sẽ được thực hiện khác nhau. Kế toán cần linh hoạt trong chi phí này

Nhân công được hạch toán trực tiếp vào TK 622, hoặc TK 154 nếu theo dõi được trực tiếp từng hạng muc, công trình ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Trường hợp không theo dõi được cụ thể, kế toán có thể tổng hợp và dùng phương pháp phân bổ để hạch toán nhân công

Căn cứ vào bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương, kế toán hạch toán :

Nợ TK 622, 154
      Có TK: 334

Các khoản chi phí bảo hiểm ( nếu có) được hạch toán:

Nợ TK 334, 622
      Có TK 338

Khi thanh toán lương, kế toán hạch toán :

Nợ TK 334
       Có TK 111, 112

3.3. Chi phí máy thi công

Căn cứ vào dự toán được duyệt, kế toán sẽ thấy được chi phí máy thi công. Máy thi công được tính cho từng loại máy, và số ca máy.

Giá của máy thi công trên Bảng tổng hợp vật tư chỉ mang tính tham khảo. Đơn vị thi công có thể thuê máy thi công cao hơn, hoặc thấp hơn định mức đó, tùy theo giá trị trường và thỏa thuận với bên thi công

Nếu đơn vị thi công có máy thi công phù hợp, thì được tính các chi phí cho máy thi công trên cơ sở ca máy, như :

• Xăng dầu
• Khấu hao máy
• Tiền lương cho nhân công lái máy
• Chi phí sửa chữa nhỏ của máy trong quá trình thi công

Chi phí máy thi công được hạch toán vào TK 623, 154 ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Căn cứ vào chứng từ liên quan, hoặc bảng phân bổ chi phí, kế toán hạch toán :

Nợ TK 623
      Có TK 111, 112 ,152,  214, 242, 334…

3.4 Chi phí quản lý chung

Trong Bảng tổng hợp kinh phí các bạn thấy chi phí chung được tính một khoản theo tỷ lệ % trên tổng chi phí của dự án

Trong công trình xây dựng, chi phí quản lý chung chính là:

+ Chi phí quản lý trực tiếp cho hạng muc công trình

+ Chi phí quản lý cho ban quản lý công trình được phân bổ cho hạng mục

Chi phí này được định mức trong dự toán, nhưng tùy từng công ty, hạng mục và bộ máy quản lý mà  chi phí này có thể thay đổi. Nếu chi phí này cao, sẽ làm giảm lãi của bên thi công

-Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công và những chi phí cá nhân của cán bộ quản lý trực tiếp dưới công trình

-Khấu hao TSCĐ và CCDC cho bộ máy quản lý trực tiếp dưới công trình

Chi phí quản lý hành chính, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thi công, chi phí chung khác như chi phí hội họp, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chi phí bảo vệ công trình, thuê vốn sản xuất, chi phí khởi công, khánh thành…

Chi phí chung được hạch toán chi tiết cho từng hạng muc, công trình, hoặc hạch toán tổng hợp vào TK 627. 154 ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Căn cứ vào chứng từ kế toán, hoặc bảng phân bổ, kế toán hạch toán:

Nợ 627, 154
      Có TK 111, 112, 331, 152, 214, 242, 334…

4. Xác đinh doanh thu xây dựng

Doanh thu xây dựng được xác định theo giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ

Căn cứ vào hóa đơn kế toán hạch toán :

Nợ TK 131, 112
      Có TK 511, 3331

Trường hợp đã ghi nhận doanh thu chưa thực hiện, kế toán hạch toán

Nợ TK 337
       Có TK 511

5. Kết chuyển giá vốn cho doanh thu xác định trong kỳ

Căn cứ vào doanh thu xác định trong kỳ, kế toán cần xác định khối lượng vật tư , chi phí cho hạng mục hoàn thành để kết chuyển vào giá vốn cho phù hợp.

Kế toán có thể căn cứ vào giá trị vật tư, các chi phí trong kỳ… nếu theo dõi được trực tiếp từng hạng mục để xác định theo sản lượng hoàn thành

Kế toán cũng có thể căn cứ vào định mức lợi nhuận trước thuế, để tạm tính giá vốn cho khối lượng hoàn thành.

Thường các cơ quan chức năng, sẽ kiểm tra giá mua vào của vật tư, và khối lượng vật tư xuất cho công trình, chứ ít quan tâm tới giá vốn kết chuyển cho khối lượng hoàn thành khi công trình chưa kết thúc

Khi ghi nhận doanh thu, kế toán đồng thời tạm tính giá vốn cho khối lượng hoàn thành, hạch toán

Nợ TK 632
      Có TK 621, 622, 623, 627, 154

6. Kết chuyển chi phí dở dang chưa hoàn thành

Nếu đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống TK của Thông tư 200, cuối kỳ kế toán, chi phí của công trình chưa  hoàn thành, chưa xác định doanh thu, được kết chuyển toàn bộ vào TK 154 ( chi tiết cho từng công trình)

Nếu đơn vị thi công hạch toán kế toán theo hệ thống TK của Quyết định 48, thì tiếp tục theo dõi chi phí dở dang ở TK154 ( chi tiết cho từng công trình)

7. Một số những sai sót thường gặp của kế toán xây dựng

Bạn cần lưu ý những sai sót thường gặp phải của kế toán xây dựng và tránh cho mình khỏi lặp phải, như :

1. Không có dự toán cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ,…

2. Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: Không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, đấu giá…

3. Hồ sơ, chứng từ thanh toán tiền chưa đẩy đủ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.

4. Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

5. Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.

6. Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Giám đốc

7. Chi phí sửa chữa lớn đưa vào chi phí SXKD trong kì mà không phân bổ

8. Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.

9. Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.

10. Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.

11. Chi phí XDCB dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…

12. Hóa đơn đầu vào không phù hợp với tiến trình công trình, hoặc sau khi xuất hóa đơn xác định doanh thu mới có hóa đơn đầu vào

13. Xuất hóa đơn không đúng thời điểm xác định doanh thu xây lắp

14. Không xuất hóa đơn của phần bảo hành cùng với giá trị công trình

15. Không kê khai và nộp thuế vãng lai đối với  những công trình ngoại tỉnh

Lưu ý :

Những chi phí xây dựng vượt định mức tiêu hao, sẽ được hạch toán vào giá vốn hàng bán trong kỳ theo chuẩn mực kế toán, nhưng sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ, trước khi tính thuế TNDN

Các công trình xây dựng sau khi hoàn thành, hồ sơ lưu trữ sẽ bao gồm cả dự toán, quyết toán được duyệt. Kế toán cần lưu những hồ sơ này, và theo dõi giảm trừ doanh thu, chi phí… nếu quyết toán được duyệt bị loại những hạng mục hoặc chi phí liên quan. Chứng từ, hồ sơ phải là bản gốc, đầy đủ chữ ký liên quan

Chi phí bảo hành được trích vào chi phí, không được giảm trừ phần bảo hành khi xác định doanh thu cuối cùng của hợp đồng

Những trường hợp xây lắp ngoại tỉnh, kế toán cần kê khai thuế vãng lai ngoại tỉnh

Trường hợp các công trình dân sinh, không có đủ dự toán hoặc Bảng tổng hợp vật tư, kế toán cần đề nghị Kỹ thuật căn cứ vào khối lượng công việc trên hợp đồng, để tính cho mình bảng Tổng hợp vật tư theo định mức xây dựng được ban hành của Nhà nước ( tính trên phần mềm Định mức xây dựng cũng rất nhanh và tiện ), từ đó theo dõi và xuất vật tư cho công trình, hạng mục 

Xem thêm: "kế toán thuế đà nẵng, học kế toán đà nẵng, đào tạo kế toán thuế tại đà nẵng, kế toán thực hành, lớp học kế toán đà nẵng, kế toán máy,trung tâm đào tạo kế toán đà nẵng, học kế toán khách sạn nhà hàng, dịch vụ báo cáo thuế, dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ kế toán."