Có khá nhiều trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng mà chưa nộp thông báo phát hành hóa đơn. Vậy cách xử lý trường hợp này như thế nào? Nếu vi phạm bị xử lý thế nào? Công ty Ngân Việt xin được chia sẻ với bạn đọc trong bài viết Xử lý đối với trường hợp lập hóa đơn trước khi gửi thông báo phát hành hóa đơn.

1. Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn

Tại Khoản 4, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định như sau:

“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.”

Căn cứ theo quy định trên thì doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng, và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành gửi cơ quan thuế.

2. Hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC về hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng là:

• Doanh nghiệp không lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế mà vẫn sử dụng hóa đơn.
• Doanh nghiệp có gửi Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế, nhưng chưa tới thời điểm được sử dụng đã sử dụng hóa đơn.

3. Xử lý đối với trường hợp lập hóa đơn trước khi gửi thông báo phát hành hóa đơn

3.1 Mức phạt

Khoản 2, Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC có quy định về hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng như sau:

“2. Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:
a) Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.
b) Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.
Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.
d) Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư này.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Điều này còn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định.” 

Dựa vào căn cứ các quy định trên, nếu doanh nghiệp không gửi thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng hóa đơn sẽ bị phạt như sau:

• Nếu doanh nghiệp chứng minh được đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.
• Phạt tiền 6.000.000 đồng nếu không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
• Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng nếu không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.

3.2. Biện pháp khắc phục

• Tổ chức, cá nhân phải nộp phạt các khoản theo quy định.
• Thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Sau khi đã nộp phạt và thực hiện thủ tục phát hành, hóa đơn vẫn được dùng để tiếp tục kê khai.

Chú ý: Khi phát hành hóa đơn các bạn cần chú ý làm đúng quy định. Trong trường hợp sai quy định của pháp luật về phát hành hóa đơn thì sẽ bị xử lý như sau:

Phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng:

• Lập Thông báo phát hành không đầy đủ nội dung tổ chức, cá nhân đã được cơ quan thuế phát hiện và thông báo nhưng vẫn không điều chỉnh và vẫn lập hoá đơn giao cho khách hàng.
• Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.

Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.