Điều phải làm ngay tiếp theo là tổ chức một hệ thống lưu trữ văn thư. Bạn sẽ nói “nhưng đã có gì để lưu đâu”? Hãy lập kế hoạch và dự liệu trước về cách lưu giữ hồ sơ, ít nhất là những giấy tờ cần thiết nhất. Nếu không, khi nhận được hóa đơn đầu tiên hoặc khoản chi được giảm thuế đầu tiên, bạn có thể sẽ đánh mất. Khi Cục Thuế kiểm tra, nếu bạn không chứng minh được khoản chi phí đó, họ sẽ coi là không có nó. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn dễ dàng hơn khi khởi đầu:
- Mở ngay một tài khoản séc và một tài khoản tín dụng cho công ty. Ngay cả khi bạn hoạt động bằng tên mình và chứ chưa có tên công ty, bạn vẫn nên đăng ký tài khoản riêng. Hãy chỉ sử dụng những tài khoản này để chi trả các chi phí liên quan đến công ty và không đưa các khoản chi phí không có liên quan vào đây.
- Nếu bạn đặt trụ sở công ty tại nhà riêng thì phải lắp đặt thêm một đường điện thoại cho công việc. Hướng dẫn mọi người trong nhà nếu không tham gia vào công việc kinh doanh thì đừng trả lời ở số điện thoại này. Đối với một khách hàng tiềm năng, không gì tệ hại hơn việc để đứa con 4 tuổi của bạn nghe điện thoại rồi sau đó cúp máy.
- Dành riêng một tủ đựng hồ sơ cho doanh nghiệp. Không cần phải dùng đến một chiếc tủ quá to. Một cái tủ đơn giản, 2 ngăn là đủ cho nhu cầu trước mắt của bạn. Ngoài ra, cần ít nhất những thứ sau:
- Các bản kê tài khoản séc.
- Các bản kê thẻ tín dụng.
- Chi phí đi lại (khách sạn, vé tàu xe, tiền xăng)
- Chi phí giải trí
- Hóa đơn cước phí điện thoại (yêu cầu bưu điện gửi riêng một hóa đơn cho số điện thoại kinh doanh)
- Các loại hóa đơn khác (ví dụ hóa đơn mua trang thiết bị, v.v.)
- Hồ sơ về khách hàng có thể được xây dựng dần dần
- Nếu bạn có máy tính cá nhân và một số phần mềm tài chính thì thật là vô giá.
- Chuẩn bị danh thiếp, những cuốn sách giới thiệu mỏng, các tờ rơi quảng cáo về công ty. Trong thế giới kinh doanh ngày nay, nếu được hỏi xin danh thiếp mà lại không có, bạn sẽ không được xem trọng. Cùng với việc đó, trừ khi bạn mở cửa hàng tạp hóa hoặc nhà hàng, còn không, nên tránh để người khác có ấn tượng bạn là “lính mới”. Các khách hàng tiềm năng sẽ không tin bạn có năng lực tương đương các đối thủ cạnh tranh, ngay cả khi bạn tốt hơn họ nữa.
- Điều hành doanh nghiệp của bạn như một doanh nghiệp chứ không phải như một mốt nhất thời cho qua ngày đoạn tháng. Chắc chắn bạn sẽ gặp phải một số khó khăn, nhưng phần thưởng sẽ lớn hơn nhiều. Ngoài ra, cục thuế cần bạn xây dựng doanh nghiệp với ý định kiếm lời, nếu không bạn không thể được hưởng những lợi thế về thuế như dưới đây.