Vì sao?
- Nếu những sai sót nhỏ thì sẽ phải làm những điều chỉnh nhưng thủ tục cũng khá rườm rà và phải mất nhiều thời gian.
- Nếu những sai sót lớn thì sẽ bị phạt và lúc này nguy cơ mất việc của bạn khá cao.
Sau đây tôi xin chia sẻ với bạn 12 sai sót mà kế toán thường mắc phải, bạn hết sức chú ý nhé!
1. Tiền mặt:
* Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
* Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
* Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
* Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
* Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
* Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
* Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng.
* Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
* Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
* Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
* Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
* Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
* Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
* Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
* Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
* Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
2. Tiền gửi ngân hàng:
* Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
* Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
* Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
* Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
* Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
* Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.
* Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.
* Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH.
3. Đầu tư tài chính ngắn hạn:
* Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.
* Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
* Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
* Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
* Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.
* Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.
* Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.
4. Các khoản phải thu của khách hàng:
* Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
* Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.
* Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.
* Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
* Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.
* Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
* Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
* Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
* Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
* Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…
* Không lập dự phòng đối với những khoản nợ quá hạn.
* Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
* Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.
* Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
* Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.
* Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.
* Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
* Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.
* Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
* Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
* Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
* Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.
* Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.
5. Phải thu khác:
* Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.
* Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
* Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.
* Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.
6. Hàng tồn kho:
* Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
* Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
* Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
* Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
* Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
* Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
* Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
* Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
* Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
* Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
* Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
* Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
* Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
* Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
* Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
* Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
* Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
* Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
* Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
* Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
* Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
* Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
* Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
* Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
* Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
* Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
* Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
* Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
* Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
* Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
* Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
* Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
* Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
* Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
* Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
* Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
* Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
* Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
* Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
* Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
7. Tạm ứng:
* Chưa theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng.
* Chênh lệch số kế toán và biên bản đối chiếu tạm ứng.
* Chữ kí trên biên bản đối chiếu tạm ứng khác chữ kí trên biên bản chấm công, bản thanh toán lương.
* Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng không ghi rõ thời hạn hoàn ứng, số tiền, lý do sử dụng, không có chữ kí của kế toán trưởng.
* Công nợ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đã chuyển công tác vẫn chưa được thu hồi.
8. Thuế GTGT được khấu trừ:
* Kê khai khấu trừ thuế GTGT những hàng hóa không chiu thuế GTGT.
* Chênh lệch sổ sách và tờ khai thuế, không giải thích được nguyên nhân.
* Kê khai, hạch toán khấu trừ đối với hóa đơn GTGT trực tiếp hoặc hóa đơn không chịu thuế GTGT, hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp.
* Hàng mua được giảm giá chưa hạch toán giảm VAT đầu vào.
* Kê khai thiếu hay sai hóa đơn, hóa đơn không đúng mẫu BTC quy định hoặc mẫu hóa đơn tự in đã đăng kí với Bộ tài chính.
* Kê khai thuế đầu vào được khấu trừ đối với cả bộ phận nguyên vật liệu sản xuất dùng cho sản xuất hàng hóa chịu VAT trực tiếp.
* Hạch toán khấu trừ thuế VAT đầu vào lớn hơn đầu ra phải nộp, để số âm trên BCTC.
9. Hàng gửi bán:
* Hàng gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán nhưng đã hạch toán tăng doanh thu.
* Chưa hạch toán hàng gửi bán bị trả lại.
10. Cầm cố, kí quỹ, kí cược:
* Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ.
* Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.
* Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm.
* Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138.
* Không theo dõi chi tiết từng loại.
11. TSCĐ hữu hình & vô hình:
* Không tiến hành kiểm kê TSCĐ cuối kì, biên bản kiểm kê không phân loại TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý, đã hết khấu hao. Số chênh lệch trên sổ sách so với biên bản kiểm kê chưa được xử lý.
* TSCĐ đưa vào hoạt động thiếu biên bản bàn giao, biên bản giao nhận.
* Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kì).
* Hạch toán tăng TSCĐ khi chưa có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: quyết toán công trình, biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng…
* Không theo dõi sổ chi tiết nguồn vốn hình thành TSCĐ. Không theo dõi riêng các TSCĐ đem cầm cố, thế chấp.
* Phân loại TSCĐ vô hình sai: giá trị quyền sử dụng đất, chi phí đền bù và giải tỏa mặt bằng… Ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình những nội dung không đúng quy định như chi phí thành lập Công ty, chi phí trong giai đoạn nghiên cứu…
* Chênh lệch nguyên giá, khấu hao lũy kế giữa bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ chi tiết.
* Phân loại sai: tài sản không đủ chỉ tiêu ghi nhận TSCĐ nhưng vẫn ghi nhận là TSCĐ, hạch toán nhậm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
* Chưa lập phiếu thanh toán khối lượng XDCB tự làm đã hoàn thành.
* Nâng cấp TSCĐ hoàn thành nhưng chưa ghi tăng nguyên giá TSCĐ, chưa xác định lại thời gian sử dụng hữu ích và điều chỉnh khấu hao phải trích vào chi phí trong kì.
* Hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ những nội dung không đúng chế độ quy định: ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa; chi phí sửa chữa lớn TSCĐ không mang tính nâng cấp, không làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng; ghi tăng nguyên giá không đúng với biên bản bàn giao, nghiệm thu…
* Chưa đăng kí phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế địa phương.
* Đơn vị áp dụng phương pháp tính, trích khấu hao không phù hợp, không nhất quán, xác định thời gian sử dụng hữu ích không hợp lí, mức trích khấu hao không đúng quy định, vượt quá mức khấu hao tối đa hoặc thấp hơn mức khấu hao tối thiểu được trích vào chi phí trong kì theo quy định tại QĐ 206.
* Trích hoặc thôi trích khấu hao tròn tháng hoặc tròn quý mà không theo ngày đưa TSCĐ vào sử dụng hoặc ngưng trích theo ngày ngưng sử dụng.
* Số khấu hao lũy kế chưa chính xác, khấu hao ở các bộ phận mà không được phân bổ.
* Tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn chưa trích hết khấu hao. Số chưa trích hết không được hạch toán vào chi phí trong kì.
* Vẫn trích khấu hao đối với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng.
* Trích khấu hao tính vào chi phí cả những TSCĐ không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Trích khấu hao đối với tài sản thuê hoạt động hoặc không trích khấu hao TSCĐ đi thuê tài chính. Không theo dõi ngoại bảng đối với TSCĐ thuê hoạt động.
* Chưa thực hiện đầy đủ thủ tục thanh lý TSCĐ: thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, quyết định thanh lý, không có biên bản thanh lý hoặc biên bản không có chữ kí của người có thẩm quyền…
* Không phát hành hóa đơn khi bán TSCĐ thanh lý.
* Hạch toán giảm TSCĐ khi thực tế chưa thanh lý, tháo dỡ, chưa có quyết định của HĐQT, Giám đốc,…
* Không hạch toán đầy đủ, kịp thời thu nhập thu từ hoạt động thanh lý TSCĐ.
* Đầu tư TSCĐ trước khi có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền hoặc không có trong kế hoạch đầu tư được phê duyệt.
* TSCĐ đầu tư không đúng nguồn, mục đích: TSCĐ phục vụ lợi ích công cộng được đầu tư.
* Trích khấu hao vào chi phí SXKD những tài sản đầu tư bằng nguồn khác.
* Thời điểm trích khấu hao không theo thời điểm ghi nhận TSCĐ.
* Thực hiện khấu hao nhanh nhưng chưa đăng kí với cơ quan thuế địa phương và kết quả kinh doanh trong năm bị lỗ. Mức trích khấu hao nhanh vượt quá 1,2 lần so với khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
* TSCĐ không còn sử dụng chưa được thanh lý. TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý chưa được xuất ra khỏi sổ sách theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp, không được theo dõi tài sản ở ngoại bảng, vẫn tính và trích khấu hao tính vào chi phí.
* TSCĐ điều chuyển nội bộ có giá trị còn lại trên quyết định điều chuyển không khớp sổ kế toán.
* Chưa chuyển TSCĐ hữu hình có nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu thành công cụ dụng cụ theo quyết định 206/BTC.
* TSCĐ nhận bàn giao, góp vốn phải tiến hành đánh giá lại giá trị.
* Đầu tư TSCĐ không hợp lý: quá nhiều hoặc dùng nguồn vay ngắn hạn để đầu tư.
* Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo quyết định của cấp trên chỉ ghi tăng nguyên giá mà không ghi nhận giá trị đã khấu hao.
* TSCĐ thuê tài chính hạch toán trên TK 211,213.
* Giá trị TSCĐ ghi nhận không phù hợp, TSCĐ được biếu tặng không được ghi nhận theo giá trị hợp lý, TS nhận bàn giao, góp vốn không được đánh giá lại khi giao nhận…
* Điều chuyển TSCĐ nội bộ, giá trị còn lại trên Quyết định điều chuyển và sổ sách kế toán không khớp.
* Một số TSCĐ có thời gian sử dụng còn lại khác nhau nhưng được gộp chung lại thành một tài sản hay một nhóm tài sản.
* TSCĐ đầu tư bằng nguồn vơn NSNN, cho công nhân viên sử dụng nhưng không thu tiền để thu hồi vốn đầu tư.
* Chưa tiến hành đánh giá lại TSCĐ khi thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp hoặc có đánh giá nhưng không phù hợp.
12. Tài sản cố định thuê tài chính:
* Không mở sổ theo dõi TSCĐ thuê tài chính
* Thiếu hợp đồng thuê.
* Phân loại nhầm TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động.
* Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, hạch toán khấu hao TSCĐ thuê tài chính không đúng theo hợp đồng thuê.
* Không theo dõi hoặc phân bổ tiền lãi thuê vào chi phí các kì không theo tiêu tức hợp lí. Hạch toán lãi vay TSCĐ thuê tài chính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.
Bạn xem và chú ý để tránh những sai sót này nhé! Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: "kế toán thuế đà nẵng, học kế toán đà nẵng, đào tạo kế toán thuế tại đà nẵng, kế toán thực hành, lớp học kế toán đà nẵng, kế toán máy,trung tâm đào tạo kế toán đà nẵng, học kế toán khách sạn nhà hàng, dịch vụ báo cáo thuế, dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ kế toán."