Nợ khó đòi là vấn đề phức tạp và khó giải quyết mà tất cả các kế toán nói chung và kế toán công nợ nói riêng phải đối mặt hàng ngày.

Muốn doanh nghiệp hoạt động ổn định, có đủ nguồn vốn để xoay vòng sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp không thể không lưu tâm đến vấn đề thu hồi công nợ nhất là những khoản nợ đã tồn đọng quá lâu.
Tuy nhiên, không phải nhân viên kế toán nào cũng làm tốt được công việc này trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Chia sẻ với những khó khăn mà các kế toán công nợ đang ngày ngày gặp phải, Trung tâm đào tạo thực hành kế toán Ngân Việt Đà Nẵng xin được chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc quản lý nợ và thu nợ xấu như sau.

1.Trước hết nhân viên kế toán cần lập danh sách khách hàng cần thu hồi nợ quá hạn và phân loại khách hàng nào quá hạn và khó đòi.
– Với khách hàng nợ quá hạn: Các nhân viên kế toán công nợ nên tìm hiểu tình hình hoạt động hiện tại của khách nợ ra sao, khách nợ chỉ nợ doanh nghiệp mình hay còn nợ nhiều doanh nghiệp khác, hiện tại tình trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ như thế nào…
– Để biết được tình hình trên kế toán công nợ cần bán sát công việc, trường hợp cần thiết phải đến tận trụ sở hoạt động của khách nợ, hoặc có thể nghiên cứu tình hình thông qua nhân viên phụ trách trực tiếp khách hàng, cũng như các nhà cung cấp khác cung cấp cho khách hàng này để biết và có hướng xử lý thích hợp.
– Đối với khách hàng thường xuyên, thanh toán tốt, nhưng đang tạm thời chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, nhân viên kế toán công nợ cần có những trao đổi với lãnh đạo doanh nghiệp về việc tạo điều kiện về thời gian thanh toán công nợ, tạo điều kiện cung cấp tiếp hàng để khách nợ có thể có cơ hội xoay vòng vốn và tạo ra doanh thu để có thể trả nợ tốt hơn.
– Sau khi trao đổi thông qua lãnh đạo, kế toán cần có buổi làm việc với khách nợ để biết được quan điểm của khách nợ về việc thanh toán công nợ, trao đổi về lộ trình thanh toán cụ thể và đề nghị khách nợ thanh toán đúng hạn theo như cam kết.
– Ngoài ra, đối với khách hàng nợ quá hạn, vẫn mua hàng, vẫn thanh tóan theo kiểu nhỏ gọt ta nên áp dụng như sau:
+ Cho tiếp tục lấy hàng với phương thức: Trả 2, lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo mặt hàng và nhu cầu thị trường của mặt hàng đó, khi đó ta sẽ giảm đi số nợ quá hạn.
+ Cắt hàng, không cung cấp hàng, yêu cầu thanh tóan hết nợ quá hạn mới cung cấp hàng.
+ Nếu khách hàng vẫn chây ỳ không chịu thanh toán , ta chuyển sang nợ khó đòi để xử lý từng trường hợp
2. Đối với nợ khó đòi: với những khách hàng còn đang họat động
– Trước hết ta phải xem lại thời hạn nợ là bao lâu, các chứng từ xác nhận nợ đã rõ ràng chưa và có cần bổ sung gì nữa hay không.
– Có ký xác nhận công nợ thường xuyên không, xác nhận nợ có quá 2 năm không.
– Theo quy định của pháp luật thì thời hiệu khởi kiện đối với nội dung liên quan đến việc đề nghị thanh toán là 2 năm kể từ ngày cuối cùng hai bên làm việc hoặc xác nhận về công nợ.
– Nếu quá thời hạn trên sẽ hết thời hiệu khởi kiện.
– Trường hợp hồ sơ công nợ còn chưa đầy đủ và rõ ràng cần mềm mỏng để có thể làm việc với khách nợ và có biên bản chốt công nợ cụ thể hoặc có văn bản ghi ý kiến của khách nợ về việc giải quyết công nợ.
– Đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, khách nợ vẫn đang hoạt động thì chúng ta có thể tiến hành các bước thu nợ như sau:
Bước 1: Nếu mọi giấy tờ pháp lý đầy đủ ta nên gửi cho họ 3 lá thư nhắc nợ và mức độ răng đe tăng lên dần.
-Văn phong sử dụng trong các văn bản thu hồi công nợ phải được soạn thảo với mức độ phù hợp để có thể gây sức ép buộc thanh toán nhưng vẫn thể hiện được thái độ thiện chí hợp tác tạo điều kiện cho việc giải quyết công nợ
Bước 2: Nếu 3 lá thư nhắc nợ gửi cho họ vẫn không ăn thua thì kế toán có thể cân nhắc trong việc thuê một đơn vị thu nợ chuyên nghiệp, hoặc báo cáo ban lãnh đạo Công ty để có kế hoạch giải quyết cụ thể hơn
Bước 3: có thể bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực thu hồi công nợ để có những tư vấn chuẩn xác nhất, hạn chế được những rủi ro và tránh những sai lầm không đáng có ảnh hưởng xấu đến quá trình thu hồi công nợ.
3. Đối với nợ khó đòi: Các khách hàng mất tích, phá sản, trốn nợ:
Cần thống kê số lượng khách nợ bỏ trốn, số lượng công nợ cụ thể để có thể lên kế hoạch xác minh, và nghiên cứu phương án giải quyết như làm đờn yêu cầu tuyên bố phá sản, gửi văn bản tới các cơ quan quản lý như sở kế hoạch đầu tư yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp, gửi công văn lên cơ quan thuế…
4. Đối với các trường hợp khách nợ quá chây ỳ, cân nhắc không thể tự mình tiến hành thu hồi công nợ, kế toán cần tìm hiểu và thuê các đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực thu hồi công nợ để có thể được giải quyết nhanh và hiệu quả.
Cân nhắc, sắp xếp và phân loại hồ sơ công nợ một cách hợp lý là việc đầu tiên mà một kế toán công nợ cần phải làm tốt.
Phân loại hồ sơ công nợ sẽ giúp cân nhắc được cách thức biện pháp giải quyết thu hồi công nợ hợp lý nhất, giảm thiểu những thiệt hại do nợ xấu gây ra.