Giám đốc doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm đối với các chứng từ, hồ sơ, báo cáo của doanh nghiệp. Giám đốc phải ký vào tiêu thức người bán hàng và thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn. Nếu giám đốc doanh nghiệp đi vắng thì ai sẽ là người ký trên hóa đơn, phó giám đốc có được ký trực tiếp trên hóa đơn không?

     Theo điều 16, khoản 2 điểm d của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như sau:

“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

    Căn cứ theo quy định nêu trên thì:

+ Giám đốc nếu không được ký trên hóa đơn có thể ủy quyền cho Phó giám đốc ký trên hóa đơn.

+ Giám đốc Công ty có văn bản ủy quyền giao cho phó Giám đốc ký thay khi lập hóa đơn bán hàng thì Phó Giám đốc Công ty ký, đóng dấu tại tiêu thức thủ trưởng đơn vị.

    Việc ủy quyền cho phó giám đốc ký phải đảm bảo các yêu cầu sau:

   – Thủ trưởng đơn vị có quyền uỷ quyền cho một cá nhân nào đó thực hiện việc ký duyệt nhưng ngoài việc phải bảo đảm các nguyên tắc tối thiểu của Bộ Luật dân sự, việc uỷ quyền đó không trái với điều lệ của công ty.

   – Để ủy quyền cho phó giám đốc công ty thì doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền trên đó ghi rõ các nội dung sau:

          + Quyết định uỷ quyền.

          + Phạm vi ủy quyền.

          + Thời hạn được uỷ quyền trong khoảng thời gian nào.

     – Quyết định ủy quyền cần thông báo công khai để khách hàng liên quan được biết, trên góc trái phía trên của hoá đơn liên 2 phải đóng dấu của đơn vị.

    – Bên được ủy quyền chỉ thực hiện các công việc giới hạn trong phạm vi ủy quyền, việc thực hiện các công việc ngoài phạm vi ủy quyền phải được sự chấp thuận của bên ủy quyền. Các công việc mà người được ủy quyền thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền thì hậu quả từ hành vi đó sẽ do chính người được ủy quyền chịu trách nhiệm trừ trường hợp người ủy quyền biết về hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền mà không phản đối.

    – Khi đã uỷ quyền, Thủ trưởng đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm toàn diện đối với mọi hậu quả do hành vi của người được uỷ quyền thực hiện.