Từ 1/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây cũng là thời điểm mà nhiều quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực và thay thế bằng các quy định mới tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Dưới đây là 5 thay đổi quan trọng nhất về hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế.

1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo các quy định về hóa đơn điện tử có hiệu lực đến 31/10/2020 thì Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Mẫu hóa đơn, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày(kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn

Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi. Theo khoản 1, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

2. In chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có thể được in chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy  để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ  chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.

3. Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử

 Theo hướng dẫn tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số mới được coi là hợp lệ.

4. Ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 1/11/2020 Ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Đồng thời, số hóa gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999

Bên cạnh đó, ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được thay đổi theo Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:

– Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn BH ; 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T;D; L;M.

– Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.Ví dụ: 1K21TAA

5. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Thay vì gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ 6 tháng một lần thì từ ngày 1/11/2020 doanh nghiệp thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo 2 cách như sau:

• Cách 1: Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại điểm a,Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)
• Cách 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Đối với các trường hợp khác, sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (Xem chi tiết tại điểm b,Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)