Khi bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lựa chọn 1 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đảm bảo các điều kiện pháp lý và có một phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt, ổn định và phù hợp. Vậy điều kiện của đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

 Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC thì đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đảm bảo những điều kiện sau:

 Thứ nhất, là một doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh/ giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp tại Việt Nam và hoạt động tại Việt Nam. Thêm nữa, là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động  ngân hàng.

 Thứ hai, doanh nghiệp có một chương trình phần mềm đảm bảo theo quy định của pháp luật về khởi tạo, lập và truyền hóa đơn điện tử.

 Thứ ba, là một doanh nghiệp đã cung cấp giải pháp công nghệ thông tin nhằm phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp với các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với các tổ chức với nhau.

 Thứ tư, doanh nghiệp đó đảm bảo về khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn được những tác động bất hợp pháp, các hacker về an ninh mạng nhằm đảm bảo tuyệt đối nhất về tính bảo mật, toàn vẹn data trao đổi của các bên tham gia.

 Thứ năm, doanh nghiệp đó đầy đủ những giải pháp về dữ liệu như:quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu (trực tuyến); khôi phục được những dữ liệu và có những biện pháp khắc phục những sự cố lên quan đến khôi phục dữ liệu một cách kịp thời, nhanh chóng.

 Thứ sáu, doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải báo cáo 6 tháng 1 lần với các nội dung như: danh sách các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị (cả người mua hàng và bán hàng), số lượng hóa đơn điện tử đã được sử dụng (trong nội dung này bao gồm nội dung về loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn)